信息时代医学高校电子档案管理探讨

宋静

摘 要 在现代化信息时代的不斷发展，也让传统的档案管理形式从传统的封闭模式逐步的迈向更加开放的模式，这样也促进了信息时代医学高校电子档案的管理工作的改革。文章首先分析了信息时代医学高校电子档案管理的现状、以及相关的信息时代医学高校电子档案管理存在的问题、提出了信息时代医学高校电子档案管理的新路径。挖掘电子档案潜在的资源价值，给信息时代医学高校的电子档案管理发展提供一定的理论依据。

关键词 信息时代 医学高校 电子档案管理

中图分类号：G647 文献标识码：A

在医学高校的不断向前发展的过程中，在学校教育教学的过程中会积累越来越多的信息档案，这给高校的档案管理工作带来一定的困境。电子档案和传统的纸张档案管理模式是不同的，这就要求从事档案管理的工作人员不仅要有丰富扎实的档案管理的工作经验和知识，而且还要有计算机多媒体的技术操作能力，才能更好适应信息化对医学高校电子档案工作的管理。

1信息时代医学高校电子档案管理的现状

对传统纸质档案进行管理的时候，一般不需要管理人掌握更多的信息技术以及新媒体知识，主要是要具备档案工作管理细心、认真的能力。然而，现阶段，随着科学技术的不断推进，文章前面也提到档案管理人员要具备档案管理知识和现代化的计算机网络技术。但是，在当下档案管理的工作中，大多都缺少信息化技术，没有符合档案管理要求的复合型知识人才。在档案由封闭式向开放式过度的过程，在构建网络数据平台的过程中，并没有实现档案信息共享的社会服务目标。

2信息技术对医学高校电子档案管理的影响

在现阶段的档案管理工作中，不再是只需管理好单一的纸质档案内容信息。随着科学技术的日益繁盛，档案的数据类型多种多样。一方面，根据档案数据的不同分为结构和非结构的电子数据。另一方面来看，由于载体的不同出现以磁性载体储存和光盘载体储存的电子档案。其存储方式受到自身特点的影响。由于网络容易遭到计算机病毒的入侵或者是来自于电脑黑客的攻击，这就要更加注重电子档案存储的安全问题。再加上大数据的冲击，对电子档案的管理工作就要在全局的视野上，加强对数据的整理和管理。

3信息时代医学高校电子档案管理存在的问题

3.1对电子档案管理的意识模糊

在医学高校电子档案管理工作中，主要出现的原因就是档案管理工作意识淡薄。像是高校的档案基本都是学生和教师比较隐秘的资料信息，一些工作人员过度的依赖电脑，将所有的文件信息进行计算机存储，对于及其重要的学校建设性的文件并没有备份，风险防范工作没有做到位，一旦发生计算机病毒的入侵，会对档案信息造成不可修复的危害。

3.2电子档案管理缺乏规范化

有些文件可能只能指导现阶段教学工作，但是做教学工作总结的时候需要用到，这就需要对该文件做好电子档案的归档工作，方便后期档案管理人员的使用。但是往往高校的在对电子档案归档时，过度地依赖档案办公系统，虽然，档案办公系统自动化的能力较高，但是档案管理人员在使用的时候只是将档案进行大致的归档处理，没有明细。这样档案管理人员在后期工作中对用到的文件信息很难从海量的文件中找到。

3.3电子档案的存储不安全

高校电子档案管理工作较为繁杂，工作内容覆盖面广、工作量大。不仅要存储教师学生的各种信息资料、还要保存一些多媒体课件等。工作人员对于课件一类容量较大的内容，为了查阅方面可能直接到就存放在计算机硬盘上，也没有进行登录密码的设置，当计算机病毒侵入系统的时候，导致这些安全级别低的文件被篡改、或者数据丢失，不安全的电子档案的存储，给高校带来资源损失。

4信息时代医学高校电子档案管理的新路径

4.1管理标准的规范化

要想提高档案管理工作的效率，高校就要制定科学管理电子档案的方案。首先要明确电子档案管理条例，在制度的保障下，才能对电子档案的收集、整理、保存、应用过程进行全局的把控。其次，责任到人，不管是查阅、借用、归还都要做好登记，借阅的原因、借阅内容、借阅的期限、借阅人等都要进行全面的信息登记，预防档案信息文件的丢失。

4.2做好电子档案归档的管理工作

医学院校做好电子档案归档的管理工作，一方面要做好档案归档前的信息管理工作，档案管理人员在电子文件收集整理的时候，要核查文件信息的完整程度，不能随意的更改数据或者是信息。另一方面，在对电子档案进行归档的过程中，对符合要求的电子档案进行计算机的输送，归档完成以后，要设置允许查阅文档的权限。将归档好的电子文件一式三份，进行保存，确保归档工作的规范进行。

4.3加强电子档案的软硬件的管理

档案管理部门在对电子档案的硬件管理的过程中，要保障电子档案在储存、输送过程中的稳定性能，优化计算机的保管的服务器。计算机登录的时候必须要有身份核验，电脑系统还要有防火墙、杀毒软件等，电子档案或者是计算机的管理要注意温度、湿度外在因素造成潜在的危险。对于软件层面来说，用通用的格式对电子文件进行保存，专职人员负责信息的收集。

5结语

在信息化方式层出不穷的科技创新环境下，对高校的电子档案进行优化管理成为繁重档案管理的主要工作重心。这也要求档案的管理人员要掌握现代化的管理方式、不断学习，更好的推进高校档案管理实现现代化的工作目标。

参考文献

[1] 王蓓.信息时代医学高校电子档案管理初探[J].时代教育，2014（06）：18.

[2] 申昌安.高校数字档案资源建设内容与管理的研究[J].青年时代，2016（06）：293-294.

编辑整理：智库时代杂志社编辑部 官方网站：www.zswkzz.com